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[ 字号:    来源:互联网 2007-12-24 12:28:00 ]
OA是OFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。办公自动化(OA)是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统,自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来,OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展,并成为组织不可或缺的核心应用系统。
  办公自动化历史演变
  在办公自动化引入的近二十年时间里,其发展可分为三个阶段:
  起步阶段(1985年—1993年):是以结构化数据处理为中心,基于文件系统或关系型数据库系统,使日常办公也开始运用IT技术,提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理(如文件管理、档案管理等),但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等,导致应用效果不佳。
  应用阶段(1993年-2002年):随着组织规模的不断扩大,组织越来越希望能够打破时间、地域的限制,提高整个组织的运营效率,同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化,为OA的应用提供了基础保证,这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心,提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大地方便了员工工作,规范了组织管理、提高了运营效率。典型的解决方案是Lotus Notes,该产品通过内置的文档型数据库系统,有效地解决了组织中大量非结构化数据的处理及安全控制,并借助强大的工作流平台、Email系统实现协作性应用,最大程度地释放了网络平台的价值,使OA真正进入实用阶段。
  发展阶段(2002年至今 ):OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。
  OA应用面临的新需求
  随着知识经济时代的到来,社会进步正在不断加速,组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统,从而提升其管理水平。具体表现在:
  1)需要一个高效的协同管理工作平台
  能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。
  2)需要一个有效的知识资产管理平台
  过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理,忽视了知识资产的管理,需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,从而提高员工的素质和技能、执行力。
  3)需要一个个性化的系统访问门户
  传统的OA功能比较单一,员工容易使用,随着功能的不断扩展,员工对功能的需求也不尽相同,这就要求系统必须具有人性化设计,能够根据不同员工的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问,实现真正的人本管理。
  4)需要一个良好的组织文化管理平台
  开放的社会造就了开放的社会人,组织规模的不断扩大,导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少,组织需要构建新的文化环境,便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。
  5)需要一个集中的信息整合呈现平台
  办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统,希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况(如生产、营销、财务等数据),同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。
  6)需要一个灵活的业务流程整合平台
  当组织面临客户不断提出端到端(End to End)的服务时,员工办公环境将会越来越复杂,因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合,以快速响应客户需求,同时减少不必要的重复工作,将管理流程与业务流程进行有效的整合。
  综合上述各种新的需求不难发现,现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段,以统一的知识门户为展现方式。
  OA技术平台分析
  随着OA应用内容的不断扩展,OA技术也在不断发展,从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等,到目前基本形成了三大主流技术:
  1. 微软的.net+关系型数据库(RDB)技术
  微软以其功能强大、易用的OFFICE套件占领了桌面应用,受到广大办公人员的喜爱,基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。
 2. SUN的JAVA+RDB技术
  JAVA(J2EE标准)以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向,并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广,在OA领域市场领域不断扩大。
  以下是二种技术平台的简单比较:
  由上述比较可以看出,当组织规模比较大、应用环境比较复杂(应用系统多、平台杂)时采用J2EE技术更为合适,当组织规模相对较小、应用简单时选择.net则更为合适。
  在ERP、CRM等业务系统平台选择上主要是.net与JAVA之争,但在办公自动化领域则不能忘却另一大主流技术――IBM Lotus Domino。
  3.IBM Lotus Domino技术
  Lotus自1989年推出,以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长,到目前拥有1.18亿用户,一度成为OA的标准应用与开发平台。然而随着OA应用的内涵不断丰富,Domino也暴露出一些明显的弱点,不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提):
  .net/JAVA更类似3GL工具,应用功能的实现需要更多的开发或集成,应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累;而Domino更像4GL工具,提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板,使其更擅长办公应用支撑,但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。
 OA全新的解决方案
  三大主流技术的优缺点非常明显,面对新的OA需求,很难选择其中一种主流技术来完满解决,通过多年的探索与实践,选择了J2EE+Domino构建OA平台,很好地满足了以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段,以统一的知识门户为展现方式的OA需求。
  整个解决方案基于面向服务的应用(SOA)设计理念,遵循J2EE标准,以门户为应用框架,融结构化数据、非结构化数据处理于一体,支持分布式协同计算、信息集成和业务流程集成。
  方案特点:
  1. 基于SOA,遵循J2EE标准,保证了系统的灵活性、可用性、可集成性和可伸缩性,能够满足不同层次、不同时期的需求;
  2. 充分利用了RDB擅长结构化数据处理、Domino擅长非结构数据处理技术,实现了组织内部外部显性知识(文档、表格等)的有效获取、沉淀、共享、学习、应用与创新,同时将组织中存在的大量业务数据进行集成,实现信息知识化;
  3. 借助Domino强大的协同工具,实现组织的隐性知识(专家经验)显性化,管理流程与业务流程的整合,打破固有的责权体系实现跨部门、跨地域、跨时域的协作,并帮助构建新型的虚拟团队管理模式,实现管理和谐化;
  4. 通过Portal技术,构建统一的知识门户,并根据个人喜好定制自己的工作平台,实现真正的以人为本的管理思想,同时将合适的知识以合适的方式在合适的时间传递给合适的员工,以提升员工的综合素质,强化执行能力。
  新的解决方案集多种技术的优势于一体,优点非常明显,但也存在投资成本较高的问题,在实际使用时可以考虑项目的具体特点,灵活进行组合,如在以知识管理、文档处理、流程审批等为主、业务数据处理为辅(如业务报表展现)的情况下,可以采用Domino+JBOSS/Tomcat+MySQL方案,在保证系统可用性的前提降低项目成本。
  总结
  伴随组织面临的竞争环境不断变化,OA的内涵与外延都会不断的拓展,知识管理、实时协同、业务流程及信息集成、个性化门户将会丰富与完善OA应用,同时IT技术的飞速发展,必然会有创新性的技术,以统一的支撑平台来解决OA需求。
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